اهمیت کیفیت مستندات سیستم‌های مدیریتی

مستندات هر سازمان باید متناسب با اندازه سازمان، پیچیدگی فرآیندها، فعالیت‌ها و صلاحیت کارکنان طراحی شود. متأسفانه، بسیاری از مدیران سازمان‌ها به دلیل کاهش هزینه‌ها از مشاوران غیرحرفه‌ای یا افرادی که با رویکرد کپی‌برداری از مستندات سایر سازمان‌ها کار می‌کنند، استفاده می‌کنند. این امر باعث هدر رفت زمان، هزینه و انرژی و تولید مستندات بی‌کیفیت می‌شود. یکی از دلایل اصلی ناکارآمدی سیستم‌های مدیریتی در سازمان‌هایی که استانداردهای مختلف ایزو را دریافت کرده‌اند، کیفیت پایین مستندات است.

مستندات سیستم‌های مدیریتی تنها محدود به مستندات کاغذی مانند روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها و گردش کار نیستند؛ بلکه می‌توانند در قالب سایر رسانه‌ها مانند فیلم یا تصویر نیز تهیه شوند.

1. تحلیل‌گر سیستم حرفه‌ای

   • یک تحلیل‌گر سیستم با صلاحیت می‌تواند در تدوین مستندات کیفیت متناسب و کارا به شما کمک کند. این فرد باید به الزامات سیستم مدیریتی تسلط داشته و تجربه کافی در تحلیل سیستم‌ها و مستندسازی داشته باشد.

2. توجه به نیازهای ذینفعان مستندات و مشارکت آن‌ها

   • بسیاری از مستندات از نظر تهیه‌کننده خوب به نظر می‌رسند، اما هنگامی که کاربران به مطالعه آن‌ها می‌پردازند، ممکن است به بسیاری از سوالات پاسخ داده نشده باشد. برای این منظور باید به نکات زیر توجه کرد:
     • اهداف مستند: اهداف تدوین مستندات باید در نظر گرفته شوند. به عنوان مثال، هدف از تدوین سندی ممکن است آشنایی مشتریان با نحوه نصب و راه‌اندازی محصول باشد.
     • گردآوری نیازها و انتظارات ذی‌نفعان: اطلاعات مرتبط با نیازها و انتظارات ذی‌نفعان باید از طرق مختلف گردآوری شود، از جمله مصاحبه با آن‌ها و بررسی بازخوردهای قبلی.

3. نگارش محتوای سند

   • توجه به ساختار و نگارش محتوای سند نقش مهمی در کیفیت مستندات دارد:
     • ساختار سند: ساختار سند باید بر اساس الگوهای تعریف شده در سازمان طراحی گردد.
     • محتوای سند: محتوای سند باید با فونت‌ها و سایزهای متداول و مشخص تدوین شود. متن باید به گونه‌ای باشد که با یک بار خواندن، مفهوم آن به وضوح قابل درک باشد.

4. شفاف‌سازی روال‌ها و قوانین مرتبط

   • در زمان تدوین مستندات، باید خود را جای استفاده‌کننده قرار دهیم و به گونه‌ای بنویسیم که سند برای ذینفعان واضح، شفاف و بدون ابهام باشد. برای این منظور می‌توان از رویکرد 5Ws and How استفاده کرد:
     • How: چگونگی انجام کار را توضیح می‌دهد.
     • What: چه کاری انجام می‌دهیم.
     • Where: محل انجام کار را مشخص می‌کند.
     • Who: بیان می‌کند که این کار توسط چه کسی انجام می‌شود.
     • When: زمان انجام کار را مشخص می‌کند.