وبلاگ
دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001
دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت در ISO 9001 چیست؟ بررسی الزامات بند 4.3 ایزو 9001
یکی از مهمترین مراحل طراحی و پیادهسازی سیستم مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد ISO 9001، تعیین صحیح دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت (Scope of the Quality Management System) است. سازمان قبل از طراحی فرآیندها، تدوین مستندات و اجرای الزامات استاندارد باید مشخص کند که سیستم مدیریت کیفیت در چه محدودهای از فعالیتها، محصولات، خدمات، واحدها و فرآیندهای سازمان کاربرد دارد.
بند 4.3 استاندارد ISO 9001:2015 سازمان را ملزم میکند که حدود و کاربرد سیستم مدیریت کیفیت خود را تعیین کند. این موضوع نقش بسیار مهمی در شفافیت سیستم مدیریتی، برنامهریزی ممیزیها و تعیین مسئولیتها دارد.
تعیین نادرست دامنه کاربرد میتواند باعث ایجاد ابهام در ممیزیها، حذف فرآیندهای مهم یا تعریف محدودهای غیرواقعی از سیستم مدیریت کیفیت شود.
بند 4.3 ISO 9001 درباره چیست؟
بند 4.3 استاندارد ISO 9001:2015 با عنوان «تعیین دامنه سیستم مدیریت کیفیت» بیان میکند که سازمان باید حدود و کاربرد سیستم مدیریت کیفیت را برای تعیین دامنه آن مشخص کند.
در تعیین دامنه کاربرد، سازمان باید موارد زیر را در نظر بگیرد:
- موضوعات داخلی و خارجی مرتبط با سازمان
- الزامات طرفهای ذینفع مرتبط
- محصولات و خدمات سازمان
- واحدها و فرآیندهای سازمانی
- فعالیتها و محلهای تحت کنترل سازمان
دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت (Scope) چیست؟
دامنه کاربرد یا Scope در ISO 9001 مشخص میکند که سیستم مدیریت کیفیت سازمان دقیقاً چه بخشهایی را پوشش میدهد.
به عبارت ساده، دامنه کاربرد پاسخ میدهد که:
- سازمان چه محصول یا خدمتی ارائه میدهد؟
- کدام فرآیندها تحت پوشش سیستم کیفیت هستند؟
- کدام واحدها و سایتها شامل سیستم مدیریت کیفیت هستند؟
- چه فعالیتهایی داخل یا خارج از محدوده سیستم قرار دارند؟
برای مثال:
«طراحی، تولید، نصب و خدمات پس از فروش سازههای فلزی انتقال نیرو و ارائه خدمات گالوانیزه گرم در محل کارخانه …»
یک نمونه از بیان دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت است.
اهمیت تعیین صحیح دامنه کاربرد ISO 9001
تعیین دامنه کاربرد فقط یک الزام مستندسازی نیست؛ بلکه پایهای برای طراحی صحیح سیستم مدیریت کیفیت است. اگر سازمان محدوده سیستم خود را بهدرستی تعریف نکند، ممکن است فرآیندهای مهم نادیده گرفته شوند یا سیستم کیفیت با واقعیت سازمان هماهنگ نباشد.
مهمترین مزایای تعیین صحیح دامنه کاربرد عبارتاند از:
- شفاف شدن محدوده مسئولیتهای سیستم مدیریت کیفیت
- جلوگیری از برداشتهای متفاوت در سازمان
- برنامهریزی بهتر ممیزیهای داخلی و خارجی
- تمرکز منابع سازمان بر فرآیندهای واقعی
- افزایش اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت
- ایجاد اعتماد بیشتر برای مشتریان و ذینفعان
ارتباط بندهای 4.1، 4.2 و 4.3 ISO 9001
سه بند ابتدایی فصل چهارم استاندارد ISO 9001 ارتباط مستقیمی با یکدیگر دارند.
- بند 4.1: شناخت سازمان و محیط آن؛ یعنی بررسی عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر سازمان.
- بند 4.2: شناسایی نیازها و انتظارات طرفهای ذینفع.
- بند 4.3: تعیین دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت بر اساس اطلاعات حاصل از دو بند قبل.
بنابراین نمیتوان دامنه کاربرد مناسبی تعریف کرد، مگر اینکه سازمان ابتدا محیط خود و ذینفعان مرتبط را بهدرستی شناسایی کرده باشد.
عوامل مؤثر در تعیین دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت
1. محصولات و خدمات سازمان
اولین عامل در تعیین Scope، مشخص کردن محصولات و خدماتی است که سیستم مدیریت کیفیت برای آنها اجرا میشود.
2. فرآیندهای سازمان
سازمان باید مشخص کند چه فرآیندهایی مانند فروش، طراحی، خرید، تولید، کنترل کیفیت، منابع انسانی و تعمیرات در دامنه سیستم قرار دارند.
3. ساختار سازمانی
تعداد سایتها، کارخانهها، شعب، واحدهای سازمانی و فعالیتهای برونسپاریشده باید در تعیین دامنه کاربرد بررسی شوند.
4. الزامات قانونی و قراردادی
برخی صنایع دارای الزامات قانونی خاصی هستند که باید در تعیین محدوده سیستم مدیریت کیفیت مورد توجه قرار گیرند.
آیا میتوان برخی فعالیتها را از دامنه ISO 9001 حذف کرد؟
در استاندارد ISO 9001:2015 امکان عدم کاربرد برخی الزامات وجود دارد، اما این موضوع باید بهصورت منطقی توجیه شود.
سازمان تنها زمانی میتواند یک الزام را غیرقابل کاربرد اعلام کند که:
- بر توانایی سازمان برای ارائه محصول یا خدمت منطبق تأثیر نداشته باشد.
- باعث کاهش مسئولیت سازمان در قبال کیفیت نشود.
- با شرایط واقعی سازمان مطابقت داشته باشد.
برای مثال، یک سازمان تولیدی که فعالیت طراحی محصول انجام نمیدهد، ممکن است بند طراحی و توسعه را غیرقابل کاربرد اعلام کند؛ البته به شرط ارائه توجیه مناسب.
شواهد مورد انتظار ممیز برای بند 4.3 ISO 9001
در ممیزی ISO 9001، ممیز برای ارزیابی بند 4.3 معمولاً به دنبال شواهد زیر است:
- بیانیه رسمی دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت
- اطلاعات مربوط به محصولات و خدمات سازمان
- نقشه فرآیندهای سازمان
- ساختار سازمانی
- بررسی ارتباط با بندهای 4.1 و 4.2
- توجیه الزامات غیرقابل کاربرد
اشتباهات رایج سازمانها در تعیین Scope ISO 9001
- تعریف دامنه بسیار کلی و غیرشفاف
- عدم تطابق دامنه کاربرد با فعالیت واقعی سازمان
- حذف فرآیندهای مهم برای کاهش تعهدات ممیزی
- عدم بازنگری دامنه پس از تغییرات سازمانی
- عدم توجه به سایتها و فعالیتهای جدید
نقش دامنه کاربرد در ممیزی ISO 9001
دامنه کاربرد یکی از اولین مواردی است که ممیزان در ممیزی سیستم مدیریت کیفیت بررسی میکنند. ممیز باید اطمینان حاصل کند که محدوده تعریفشده با فعالیت واقعی سازمان، فرآیندها و محصولات ارائهشده هماهنگ است.
اگر سازمان فعالیتهایی را انجام دهد که خارج از دامنه اعلامشده هستند، ممکن است با عدم انطباق مواجه شود.
نمونه ساختار یک دامنه کاربرد مناسب ISO 9001
یک دامنه کاربرد مناسب معمولاً شامل موارد زیر است:
- نام سازمان
- نوع فعالیت
- محصولات و خدمات
- محدوده جغرافیایی
- فرآیندهای اصلی
متن رسمی استاندارد ISO 9001 توسط
سازمان بینالمللی استانداردسازی (ISO)
منتشر شده و مبنای استقرار سیستم مدیریت کیفیت در میلیونها سازمان در سراسر جهان است.
نمونه:
«سیستم مدیریت کیفیت این سازمان برای فرآیندهای طراحی، تأمین، تولید، بازرسی، بستهبندی و تحویل محصولات فلزی مورد استفاده در صنایع انرژی، مطابق الزامات استاندارد ISO 9001:2015 اجرا میشود.»
سؤالات متداول درباره بند 4.3 ISO 9001
بند 4.3 ISO 9001 چه موضوعی را بیان میکند؟
این بند درباره تعیین حدود، کاربرد و محدوده سیستم مدیریت کیفیت سازمان است.
آیا دامنه کاربرد ISO 9001 باید مستند شود؟
بله، سازمان باید دامنه سیستم مدیریت کیفیت را به عنوان اطلاعات مستند نگهداری کند.
آیا امکان حذف برخی الزامات ISO 9001 وجود دارد؟
بله، فقط در صورتی که آن الزام برای فعالیت سازمان کاربرد نداشته باشد و حذف آن بر توانایی سازمان برای ارائه محصول یا خدمت منطبق تأثیر نگذارد.
جمعبندی
بند 4.3 استاندارد ISO 9001 یکی از پایههای اصلی طراحی سیستم مدیریت کیفیت است. تعیین صحیح دامنه کاربرد باعث میشود سازمان، محدوده واقعی سیستم خود را مشخص کرده و فرآیندهای مرتبط را به شکل اثربخش مدیریت کند.
یک Scope مناسب باید واقعی، شفاف، قابل ممیزی و هماهنگ با فعالیتهای سازمان باشد. سازمانهایی که این بند را بهدرستی اجرا میکنند، مسیر سادهتر و موفقتری برای پیادهسازی و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 خواهند داشت.
بند 4.3 استاندارد ISO 9001:2015 (تعیین دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت)
