رفع عدم انطباق ممیزی خارجی

اقدامات لازم برای رفع عدم انطباق ممیزی خارجی

۱. درک عمیق عدم انطباق

قبل از هرگونه اقدام اصلاحی، ضروری است که سازمان به طور کامل عدم انطباق‌ها را درک کند. این درک شامل موارد زیر است:

• شناسایی دقیق عدم انطباق‌ها: تشخیص الزامات برآورده نشده و پیامدهای احتمالی آن.
• بررسی علل اصلی: تحلیل علل اصلی بروز هر عدم انطباق در گروه‌های کاری یا توسط مسئولین مربوطه. این می‌تواند شامل استفاده از تکنیک‌های ریشه‌یابی مانند 5 Why یا Diagram Fishbone باشد.
• ارزیابی اهمیت: ارزیابی اهمیت هر عدم انطباق بر اساس تأثیر آن بر سیستم مدیریت و ذینفعان. این ارزیابی می‌تواند به اولویت‌بندی اقدامات اصلاحی کمک کند.

۲. اقدامات مورد نیاز برای برطرف نمودن عدم انطباق

• تدوین اقدامات اصلاحی مؤثر: بر اساس ریشه‌یابی انجام شده، اقداماتی را برای برطرف کردن عدم انطباق‌ها تدوین کنید.
• تعیین مسئول و زمان‌بندی: مسئولیت هر اقدام اصلاحی را مشخص کرده و زمان‌بندی دقیق برای اجرای آن تعیین کنید. این کار به وضوح مسئولیت‌ها و زمان‌های مورد نیاز را مشخص می‌کند.
• ثبت اقدامات: اقدامات اطلاع‌رسانی و زمان انجام در فرم اعلام شده از طرف ممیز را ثبت کرده و آن را به ممیز خارجی ارسال کنید.
• گزارش اقدامات انجام شده: در برخی موارد، گزارش اقدامات انجام شده برای برطرف نمودن عدم انطباق باید در مهلت تعیین شده به ممیز خارجی ارائه شود.

۳. تخصیص منابع

• تخصیص منابع مالی و انسانی: تخصیص منابع لازم برای اجرای اقدامات اصلاحی، از جمله نیروی انسانی و بودجه، تا اطمینان حاصل شود که اقدامات به‌طور مؤثر انجام می‌شوند.

۴. اجرای اقدامات اصلاحی

• اجرای اقدامات اصلاحی: اقدامات اصلاحی باید توسط مسئولین مشخص شده اجرا شود. نظارت بر پیشرفت این اقدامات توسط مسئول تضمین کیفیت یا نماینده مدیریت انجام می‌شود.
• مستندسازی اجرا: تمامی مراحل اجرای اقدامات اصلاحی باید مستند شود تا در صورت نیاز به بررسی‌های آینده، اطلاعات لازم در دسترس باشد.

۵. تأیید اثربخشی اقدامات اصلاحی

• بررسی اثربخشی: پس از اجرای کامل اقدامات اصلاحی، اثربخشی آن‌ها باید به دقت توسط مسئولین درون سازمان بررسی شود. این بررسی می‌تواند شامل مقایسه نتایج قبل و بعد از اجرای اقدامات باشد.
• نظارت در ممیزی‌های آتی: اثربخشی اقدامات اصلاحی صورت گرفته برای هر یک از عدم انطباق‌ها در ممیزی‌های آتی توسط ممیزین خارجی بررسی خواهد شد. این نکته اهمیت پیگیری و ارزیابی مستمر را نشان می‌دهد.

نتیجه‌گیری

رفع عدم انطباق‌های ممیزی خارجی و اجرای برنامه‌های اقدام برای عدم انطباق ایزو نیازمند همکاری و مشارکت تمامی کارکنان سازمان است. با اجرای دقیق اقدامات اصلاحی تعیین شده، سازمان می‌تواند به طور مؤثر عدم انطباق‌ها را برطرف کرده و سیستم مدیریت خود را بهبود بخشد. این فرآیند نه تنها به بهبود کیفیت و کارایی کمک می‌کند، بلکه به افزایش رضایت مشتریان و اعتبار سازمان نیز منجر می‌شود.

پیشنهادات

• توسعه یک برنامه جامع مدیریت عدم انطباق: ایجاد یک برنامه جامع برای شناسایی، ارزیابی و مدیریت عدم انطباق‌ها.
• گزارش‌دهی منظم: ایجاد یک سیستم گزارش‌دهی منظم برای پیگیری پیشرفت در مدیریت عدم انطباق‌ها.
• آموزش مستمر: برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان در زمینه مدیریت عدم انطباق و بهبود کیفیت.